/ Reception
Receiving Goods in WMS
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¿Qué es el flujo de recepción?
La recepción es el proceso mediante el cual el almacén registra, valida y confirma el ingreso de mercancía a los centros de fulfillment. A través de la aplicación WMS, los operadores, administradores de área y supervisores trabajan de manera coordinada para garantizar que cada producto quede correctamente registrado en el sistema, incluyendo aquellos casos en los que la mercancía llega con daños o discrepancias.
¿Cómo funciona la recepción?
Cuando llega una orden de recepción al almacén, el operador accede a la vista de caja correspondiente dentro de la aplicación y comienza a registrar los productos recibidos uno por uno. Para cada producto, el sistema lleva un conteo de las unidades en buen estado. Al finalizar, el operador cierra la caja y el sistema consolida el total recibido.
En caso de detectar productos dañados, incompletos o en condiciones distintas a las esperadas, el operador puede registrar una incidencia directamente desde la fila del producto, indicando la cantidad afectada, el motivo y un comentario opcional. El sistema mantiene contadores separados para unidades en buen estado y unidades con incidencia, y al momento de cerrar la caja, el total recibido considera ambos valores de forma automática.
Las cajas que contengan casos de incidencia pendientes de revisión aparecerán en la lista de recepción e inventario con una insignia visible, lo que permite al equipo de supervisión identificarlas de inmediato sin necesidad de revisar cada caja manualmente.
Decisión del cliente y ejecución en almacén
Con las incidencias colocadas, el cliente recibe visibilidad del estado de su mercancía y puede registrar su decisión sobre los productos afectados. Las opciones disponibles son liberar el producto al inventario disponible, solicitar su destrucción, o solicitar su devolución al proveedor o al cliente final.
Una vez que el cliente registra su decisión, el equipo de almacén puede verla reflejada en la vista de ejecución del WMS y proceder a llevarla a cabo de acuerdo con lo indicado.
Trazabilidad del producto
Cada producto cuenta con una vista de detalle donde es posible consultar el historial completo de incidencias registradas, incluyendo fechas, cantidades, motivos y el estado de cada caso. Los lotes que contienen unidades con incidencias aparecen identificados con un chip especial en la vista de lotes, facilitando la trazabilidad a lo largo de toda la operación.
Roles involucrados en el proceso
El flujo de recepción involucra distintos perfiles con responsabilidades específicas. El operador de recepción es quien registra los productos y las incidencias durante la recepción activa. El administrador de área cumple una función similar pero con capacidad de asignar las incidencias a un área de rack específica. El supervisor es responsable de validar, corregir o rechazar los casos reportados. Finalmente, el equipo de ejecución en almacén es quien lleva a cabo la acción definida por el cliente una vez tomada la decisión.
Preguntas frecuentes
¿Puedo registrar una incidencia después de cerrar la caja?
No. El registro de incidencias debe realizarse durante el proceso de recepción activo. Una vez cerrada la caja, el caso pasa directamente a revisión del supervisor.
¿El cliente puede ver las incidencias en tiempo real?
Sí. Una vez que el supervisor valida un caso, el cliente tiene visibilidad del estatus desde su panel y puede registrar su decisión.
¿Cuánto tiempo tiene el cliente para registrar su decisión?
Consulta con tu ejecutivo de cuenta los tiempos acordados en tu contrato de servicio.
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